Dokumentų valdymas Dokumnetų archyvavimas ir saugojimas


Raštvedybos projektas. Įvadas. Dokumentų valdymas. Dokumentų archyvavimo reikalavimai. Dokumentų grupės pagal saugojimo terminą. Trumpai saugomi dokumentai. Ilgai saugomi dokumentai. Nuolat saugomi dokumentai. Ir archyvų administravimas. Subjektai atsakingi už dokumentų bei archyvų valstybinį administravimą. Privataus juridinio asmens dokumentų archyvavimas. Įšvados. Literatūros sąrašas. Priedai.


Sukūrus raštą ir pradėjus steigtis pirmosioms valstybėms su valdymo sistema, atsirado poreikis leisti tam tikrus teisės aktus ar kitus dokumentus, kurie ne vien įtvirtintų tam tikrą santvarką, bet ir reguliuotų pavienių asmenų ar asmenų grupių santykius. Tai pat kilo poreikis apibrėžti asmenų mainus, pirkimo, pardavimo sandorius ar kitus atliekamus veiksmus dokumentuose. Valstybei siekiant sisteminti leidžiamus dokumentus, saugoti priimtus nutarimus, o asmenims saugoti sudarytų sandorių dokumentus atsirado poreikis dokumentus archyvuoti t.y. išsaugoti juos ilgesniam laikui su galimybe juos peržvelgti.

Dokumentų archyvavimo svarba aktuali ir šių dienų visuomenėje. Šią svarbą atspindi valstybės bandymas reguliuoti dokumentų archyvavimą, sukurti teisės aktai ar įsteigtos valstybinės institucijos, kurių paskirtis vykdyti dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, siekis ir tikslas reguliuoti ne tik valstybinius dokumentus, bet ir privačių juridinių asmenų dokumentų archyvavimą, saugojimą ar naikinimą. Valstybės aparato nustatytos griežtos taisyklės atskleidžia dokumentų archyvavimo svarbą dabartinėje visuomenėje.

Temos aktualumas: Temos pasirinkimą nulėmė tai, kad besikeičiančioje visuomenėje atsiranda vis daugiau dokumentų ir ne vien standartine forma išreikštų dokumentų (elektroniniai dokumentai), todėl iškyla naujas poreikis juos saugoti ir sukurti efektyvią dokumentų archyvavimo sistemą .

Projektinio darbo tikslas: Atskleisti, kaip dokumentų archyvavimo taisyklėse įtvirtinti reikalavimai įgyvendinami praktikoje, bei apžvelgti dokumentų archyvavimo svarbą.

Projektinio darbo uždaviniai:

Aprašyti kokios įstaigos yra atsakingos už dokumentų archyvavimą.

Identifikuoti kokie reikalavimai yra keliami dokumentų archyvavimui.

Nustatyti, kokios yra dokumentų archyvavimo grupės pagal saugojimo terminą.

Naudojami literatūros šaltiniai: Darbe remiamasi ,,Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu“, kaip pagrindiniu šaltiniu, kuriame nurodomi pagrindiniai ir esminiai dokumentų archyvavimo reikalavimai. Tai pat remiamasi Lietuvos Vyriausiojo archyvaro tarnybos tinklapiu, jame pateikta informacija bei jame pateiktais teisės aktais. Pagrindiniai projektinio darbo šaltiniai buvo įstatymai, kadangi juose plačiai ir išsamiai aprašyti archyvavimui keliami reikalavimai.

Šiuolaikinė visuomenė nuolat ir visur naudojasi dokumentais, ar tai būtų patentai, įstatymai ar tiesiog pirkimo – pardavimo sutartys ar net pačios vedybos – dokumentai mus supa nuo pat mūsų gimimo. Ar tai būtų rašytinė ar elektroninė išraiškos forma, jie apima visas gyvenimo ir veiklos sritis tokias kaip: valdymą, mokslą, kultūrą, teisingumą ar kitas sritis, todėl iškyla aktuali problema, kaip šiuos dokumentus reikia tinkamai valdyti t.y. prižiūrėti, bei saugoti, bei kodėl, tai turi būti daroma.

Pagal ,,Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą“ dokumentų valdymą būtų galima apibrėžti, kaip valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritį, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą. Būtent toks apibrėžimas suponuoja tai, kad nors dokumentų valdymas yra priskiriamas įmonės vidaus administravimo sričiai, tačiau jis reglamentuojamas ir prižiūrimas valstybiniu lygiu, tai atskleidžia kokią didelę reikšmę visuomenei turi sukuriami dokumentai. Būtent dokumentų pagalba mes galime atskleisti įstaigos, institucijos ar asmens veiklą vienu ar kitu laikotarpiu. Dokumentuose išsaugome ir taip išlieka informacija, kuri yra būtina kasdieniniame darbe. O dar svarbiau išlieka kaip istorinis palikimas ateičiai. Būtent mūsų kuriami dokumentai yra pirminis ir pagrindinis istorijos šaltinis.

Siekis šiuos dokumentus išsaugoti ir taip juos naudoti kasdieniniame darbe ar palikti, kaip palikimą ateičiai, mums iškelia uždavinį dokumentus archyvuoti.

Įstatyme pateiktoje sąvokoje pažymima, kad archyviniai dokumentai yra saugomi dokumentų saugojimo vietoje, todėl kildintinas klausimas ar yra keliami reikalavimai dokumentų archyvavimui.

Vienas iš esminių reikalavimų dokumentų saugojimui yra tas, kad įmonės vadovas pirmiausiai privalo paskirti už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naikinimą atsakingus asmenis ir nustatyti jų įgaliojimus. Iš šio reikalavimo sektina ir tai, kad tie asmenys privalo užtikrinti kad dokumentai būtų efektyviai valdomi ir prieinami pačios įmonės ir kitų asmenų poreikiams tenkinti, apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, sunaikinimo. Tai pat yra privaloma išsaugoti įmonės veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.

  • Raštvedyba Projektai
  • 2015 m.
  • 18 puslapių (3575 žodžiai)
  • Raštvedybos projektai
  • Microsoft Word 30 KB
  • Dokumentų valdymas Dokumnetų archyvavimas ir saugojimas
    10 - 2 balsai (-ų)
Dokumentų valdymas Dokumnetų archyvavimas ir saugojimas. (2015 m. Balandžio 26 d.). http://www.mokslobaze.lt/dokumentu-valdymas-dokumnetu-archyvavimas-ir-saugojimas.html Peržiūrėta 2016 m. Gruodžio 04 d. 20:26