Įstaigos veiklos dokumentai


Verslo konspektas. Įstaigos veiklos dokumentai. Įstaigos rengiami dokumentai. Raštai. Pažyma. Aktas. Protokolas. Tarnybinis pranešimas. Įgaliojimas. Rekomendacija. Ataskaita. Asmenų vardu rengiami dokumentai. Teisės aktai. Tvirtinami teisės aktais dokumentai. Literatūros sąrašas.


Pažymos, rekomendacijos, charakteristikos, įgaliojimai skirti teikti duomenis apie įstaigų veiklą ir asmenis valstybės institucijoms, verslo partneriams, asmenims ir kt. Jie turi bendrų rekvizitų – įstaigos duomenis ir adresatą.

Vidaus dokumentai skirti fiksuoti įstaigos vidaus veiklą, todėl juose nerašomi tokie rekvizitai, kurie yra privalomi siunčiamuose dokumentuose - įstaigos duomenų rekvizitas. Šie dokumentai turi dokumentų sudarymo vietos rekvizitą.

Raštas – dokumentas, kurį įstaiga rašo ko nors prašydama, klausdama, informuodama, atsakydama (pateikia informaciją tam tikru klausimu ar prašo ją pateikti). Raštais įstaigos keičiasi informacija ir bendrauja su kitomis įmonėmis, valstybės institucijomis, organizacijomis, privačiais asmenimis, todėl dažniausia rašomi informacinio pobūdžio raštai.

Pagal turinį ir paskirtį raštai gali būti skirstomi į šias grupes:

1. Norminiai, kuriuos siunčia valstybinės valdžios, savivaldybių ir valdymo institucijos. Tokiuose raštuose nurodoma, rekomenduojama, išaiškinami atsiskaitymų, mokesčių, ekologijos ir kiti klausimai.

2. Garantinis arba laidavimo raštas – siunčiamas, kai įmonė (garantas) prisiima įsipareigojimus dėl apmokėjimo, darbo kokybės ir pan. Garantiniuose raštuose surašomos mokėjimo, prekių pristatymo, kokybės garantijos.

3. Informaciniai raštai sąlygiškai gali būti vadinami tokie, kuriuose ko nors prašoma, primenama, siūloma.

3.1. Aiškinamieji raštai – atsakomieji raštai. Juose paaiškinami arba patikslinami prieš tai nagrinėti klausimai, pateikiami kokie nors nauji duomenys ar aprašomi nauji faktai. Raštu dažnai pranešama skundo ar prašymo autoriui apie priimtą sprendimą, kai keliamas klausimas išnagrinėtas arba kai prašymas nagrinėti persiunčiamas kitiems pareigūnams ar instancijoms.

4. Raštuose-prašymuose dokumento autorius prašo arba nurodo atlikti kokius nors veiksmus arba priešingai, ko nors nevykdyti. Atsakymą tokiu atveju rašyti nebūtina.

5. Siekiant gauti informaciją, pasiteirauti dėl neapmokėtos sąskaitos rašomi pasiteiravimo raštai (prašymai ar užklausos). Raštuose-paklausimuose įmonė prašo išaiškinti kokį nors faktą ar veiksmą ir ragina firmą – kitą sutarties šalį,rašyti atsakymą.

6. Reklaminiuose raštuose kas nors reklamuojama, nurodomos siūlomų prekių kainos, siūlomos paslaugos. Garantinis arba laidavimo raštas - siunčiamas, kai įstaiga prisiima įsipareigojimus dėl apmokėjimo, darbo kokybės ir pan.

7. Pasiūlymai dažnai vadinami reklaminiais ar komerciniais raštais, nes jų tikslas – sudominti produktu ar paslaugomis, paskatinti adresatą pasinaudoti konkrečiais dalykais.

Komerciniai raštai gali būti rašomi vykdant sutartį ar jai baigiantis ir pan. Tokius raštus rašo pirkėjai, norėdami gauti informacijos apie prekes, paslaugas ir/arba siūlydami prekes. Tai gali būti pardavėjų atsakymai, reklamacijos, atsakymai į reklamacijas, kredito raštai.

8. Neretai įstaigos/įmonės negali įvykdyti įsipareigojimų. Jei įmonių vadovų ryšiai artimi, draugiški, nuolatinius ginčus, iškylančias problemas galima išspręsti nedokumentiniu būdu. Tačiau neretai rašomi raštai reklamacijos, pretenzijos, kuriuose sprendžiami konfliktai: pirkėjas ar užsakovas pareiškia pardavėjui ar tiekėjui, kad netinkama prekių kokybė ir reikalauja atlyginti nuostolius.

Pretenzijos turinys turi būti išdėstytas be emocijų, aprašytos pasekmės, kurios atsirado dėl sutarties nevykdymo, ir prašoma kuo skubiau svarstyti šį klausimą . Prie jos būtinai pridedamos kopijos dokumentų, patvirtinančių šiuos faktus. Kartu su šiais raštais gali būti siunčiami kiti dokumentai ar jų kopijos, patvirtinantys aprašomus faktus. Šiuose raštuose svarbu laikytis etiketo, vengti nekorektiškų formuluočių, posakių, remtis konkrečiais faktais. Priminimas rašomas, kai nepavyksta telefonu ar asmeniškai bendraujant gauti reikalingą atsakymą, kai siuntėjas daro prielaidą, jog adresatas dėl neaiškių aplinkybių negavo anksčiau siųsto rašto, neapmokėjo sąskaitos ir pan.

9. Sudarant sutartį (kontraktą) su užsienio partneriu, rašomi kreditiniai raštai, kuriuose pardavėjas prašo garantinio rašto iš pirkėjo banko (nurodoma sąskaitos numeris ir banko garantijos, kad klientas galės sumokėti už prekes ar paslaugas).

10. Kartais rašomi lydraščiai, kai siunčiamas dokumentas reikalauja papildomo paaiškinimo. Lydraštyje nurodoma kokiu tikslu siunčiamas pagrindinis dokumentas, ką su juo reikia daryti ir per kokį laiko tarpą. Užrašomas pridedamo dokumento lapų ir egzempliorių skaičius. Jei lydraščio turinyje informacijos nėra, geriau jo nerašyti.

Raštu dažnai pranešama skundo ar prašymo autoriui apie priimtą sprendimą, kai keliamas klausimas išnagrinėtas arba kai prašymas nagrinėti persiunčiamas kitiems pareigūnams ar institucijoms.

Raštų įvairovę puikiai iliustruoja jų grupavimas pagal kokį nors požymį, pagal tai, ar reikia rašyti atsakymą.

Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo (įmonės ar jos struktūrinio padalinio) vardu daugiskaitos pirmojo asmens forma, pvz.: Siunčiame...,Siūlome...,Prašome pateikti...,Patvirtiname...arba trečiojo asmens forma, pvz.: Bendrovė neprieštarauja.., Įmonė sutinka...

  • Verslas Konspektai
  • 2015 m.
  • 18 puslapių (5289 žodžiai)
  • Verslo konspektai
  • Microsoft Word 44 KB
  • Įstaigos veiklos dokumentai
    10 - 10 balsai (-ų)
Įstaigos veiklos dokumentai. (2015 m. Gegužės 06 d.). http://www.mokslobaze.lt/istaigos-veiklos-dokumentai.html Peržiūrėta 2016 m. Gruodžio 08 d. 20:26