Dokumentų valdymas (5)


Įstaigos, įmonės veiklos dokumentavimas. dokumento samprata ir reikšmė. Valdymo veiklos dokumentai ir jų klasifikavimas. Dokumentų įforminimo reikalavimai. Dokumentų šablonai. Įstaigų, įmonių rengiamų vidaus dokumentų rūšys ir paskirtis, jų parengimo ir spausdinimo reikalavimai. Įsakymai pagrindinės veiklos klausimais ir jais tvirtinami dokumentai. Įsakymų personalo, atostogų ir komandiruočių klausimais rengimas. Reikalavimai įmonės vidaus dokumentams (aktams, protokolams, pranešimams ir kt. ) rengti. Įstaigos, įmonės rengiamų siunčiamų dokumentų rūšys, paskirtis. Dokumentų tvarkymas ir apskaita. Dokumentų registravimas. Dokumentų pasirašymas ir tvirtinimas. Dokumentacijos plano paskirtis. Reikalavimai dokumentacijos planui rengti. Dokumentų parengimas saugoti. Bylų formavimas. Dokumentų sisteminimas bylos viduje. Įstaigos, įmonės saugomų dokumentų apskaita. Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašai. Laikino saugojimo dokumentų bylų apskaita. Dokumentų vertės ekspertizė. Dokumentų naikinimo aktai. Dokumentų perdavimas valstybiniam saugojimui. Įstaigos archyvų dokumentų naudojimas. Verslo korespondencija. Verslo laiškų charakteristika, struktūra, jų efektyvumą lemiantys veiksniai. Verslo laiškų rūšys. Motyvacinis laiškas ir gyvenimo aprašymas. Literatūra.


Įstaigų dokumentaciją tvarko dokumentų valdymo tarnybos, sudarančios savarankišką struktūrinį padalinį, kuris tiesiogiai pavaldus įstaigos vadovui.

Centralizuota dokumentų valdymo organizavimo sistema diegiama įstaigose, turinčiose didelę dokumentų apyvartą. Šį sistema labai populiari arba labai didelėse įstaigose, arba, atvirkščiai, labai mažose. Didelėse įstaigose yra specialūs skyriai (reikalų valdybos, kanceliarijos), kuriuos lengviau aprūpinti technika, kad būtų kompiuterizuotos visos dokumentavimo operacijos (gautos korespondencijos priėmimas, registravimas, dokumentų spausdinimas, parengimas, išsiuntimas, bylų formavimas, bylų saugojimas).

Mažose įstaigose dokumentavimo darbą atlieka vienas asmuo, t. y. vadovo sekretorė, administratorius ar kt.

Dokumentavimo tarnyba vadovaujasi raštinės nuostatais, kuriuose aptarti bendrieji reikalavimai, pagrindiniai uždaviniai ir funkcijos, raštinės teisės, darbo organizavimas, atsakomybė. Tarnyba gali turėti spaudą su atitinkamu įrašu ,,Kanceliarija“, ,,Sekretoriatas“.

Už bendrąją dokumentų valdymo būklę atsakingas įstaigos vadovas. Už dokumentų valdymo taisyklių diegimą bei tinkamą šio darbo organizavimą atsakingas dokumentavimo tarnybos vadovas arba tą darbą dirbantis asmuo.

Keičiantis darbuotojams, dokumentų bylos bei dokumentai perduodami surašius perdavimo-priėmimo aktą.

Oficialus dokumentas – su įmonės veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įmonės dokumentų apskaitos sistemas.

Dokumentų rengimo reikalavimus nustato Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro įsakymu (2011 m. liepos 4 d. Nr. V-117). Šios taisyklės yra privalomos visom įstaigom ir įmonėm. Jų V skyriuje išdėstyti pagrindiniai dokumentų rekvizitų įforminimo reikalavimai.

Adresatų sąrašas įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklių 101 punkte nustatytus reikalavimus.

Gauto dokumento nuorodą sudaro žodis „Į“, dokumento, į kurį atsakoma, data ir

Kiekvieno priedo lapai numeruojami atskirai pagal Taisyklių 95 punkte nustatytus reikalavimus.

Dokumento šablonas — tai dokumento projektas, kuriuo remiantis kuriamas naujas dokumentas. Kiekvienas dokumento šablonas turi jam būdingas nuostatas: teksto formavimo parinktis, puslapių antraščių, išnašų informaciją, grafinius objektus, stilius, programos Word meniu komandų rinkinius, priemonių juostų rinkinius ir pan.

Dar galima sakyti, kad dokumento šablonas — tai byla, kurioje yra tam dokumento tipui būdinga informacija ir kūrimo priemonės. Visi šablonai saugomi bylose, kurių vardų prievardis yra *.dot

Standartiniai Word programos šablonai suskirstyti į grupes: bendrosios paskirties šablonų, laiškų ir faksogramų, ataskaitų ir pan. Paprastai visos šablonų bylos saugomos kataloge Templates, kurio vietą kompiuterio diske galima sužinoti (ir pakeisti) komanda Tools » Options. Šios komandos File Locations kortelės User Templates eilutė ir nusako šablonų katalogo vietą. Šablone esantys teksto fragmentai, piešiniai ir kt. bus perkeliami į naują dokumentą automatiškai.

Kiekvieną kartą atvėrus programos Word langą, ekrane matomas naujas dokumentas, kuriam kurti naudojamas šablonas Normal. Jei programa Word jo neranda kompiuteryje, ji automatiškai sukuria naują. Visus savo sukurtus stilius, makrokomandas ir pan. galima saugoti šablone Normal, tačiau tada jis bus labai perkrautas ir sulėtės programos Word darbas.

Kokį šabloną naudoti — standartinį ar savo sukurtą — galima pasirinkti komanda File » New dialogo lange New.

Bet kurį šabloną (taip pat ir Normal) galima keisti ir pritaikyti savo poreikiams. Tačiau taip daryti racionalu tik tada atveju, jei tai priimtina visiems konkretaus kompiuterio programos Word vartotojams. Pakeistu šablonu bus formuojami visi nauji dokumentai. Šablonas keičiamas komanda File » Open arba bendrosios paskirties priemonių juostos mygtuku Open. Toliau dialogo lango Open sąraše Files of type pasirenkama Document Templates nuostatą, o bylų sąraše — modifikuojamo šablono bylą. Atvertas šablonas gali būti keičiamas tokiu pat būdu kaip ir bet kuris dokumentas, o paskui įrašomas kaip byla, kurios prievardis .dot.

  • Microsoft Word 89 KB
  • 2017 m.
  • Lietuvių
  • 60 puslapių (14399 žodžiai)
  • Kolegija
  • Palmira
  • Dokumentų valdymas (5)
    10 - 2 balsai (-ų)
Dokumentų valdymas (5). (2017 m. Lapkričio 20 d.). https://www.mokslobaze.lt/dokumentu-valdymas-5.html Peržiūrėta 2020 m. Rugsėjo 21 d. 02:40
×
142 mokytojai prisijungę laukia tavo klausimo