Bylų sudarymas ir užbaigtų bylų tvarkymas

Bylų sudarymas ir užbaigtų bylų tvarkymas.

Bylų tvarkymo reikalavimai skirstomi į bendruosius (taikomi visoms byloms) ir specialiuosius – taikomus tik ilgo ir nuolatinio saugojimo byloms. Bendrieji bylų tvarkymo reikalavimai: Pradėjus tvarkyti bylas, visų pirma reikia patikrinti kiekvienos bylos ir joje esančių dokumentų saugojimo terminus pagal įstaigos dokumentacijos planą ir (arba) teisės norminius aktus, kuriuose jie nustatyti. Dokumentų sisteminimas bylose patikrinamas pagal nustatytą ar pasirinktą požymį. Jei byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės ar saugojimo termino, jie dedami į kitas bylas.  Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos.

Specialieji užbaigtų bylų tvarkymo reikalavimai.

Paprastai trumpai saugomų bylų (kurioms nustatyti saugojimo terminai iki 25 metų) lapai nenumeruojami, nebent tokia byla ar atskiri jos dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka laikinai perduodami naudotis kitoms įstaigoms, tuomet bylos lapai sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas. Kadangi trumpai saugomų bylų lapai nenumeruojami, jų chronologinės ribos yra bylos sudarymo ir užbaigimo metai. Ikiteisminio tyrimo, teismo proceso tęstinės bylos chronologinės ribos nurodomos metais. Jei tokią bylą sudaro keli tomai, jų chronologinės ribos bus vienodos – nurodomos bylos tomuose esančio įstaigoje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos (metais). Trumpai saugomos bylos antraštinio lapo galima nerašyti, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo ar aplanko.

Iš kiek lapų sudaroma popierinių dokumentų byla? 2. Į kokius tvarkymo reikalavimus skirstomos bylos? 3. Ar trumpai saugomų bylų lapai numeruojami?